本教材依照涉外秘书的具体工作环节，共编写了12个单元。其中每单元包括1段专业技能指南小贴士、2段情景对话（第12单元是2篇口译讲话稿）、20种常用句型、2种英文秘书常用文书写作范文、1篇知识拓展阅读（介绍跨文化交际中的西方礼仪知识），此外还编排了与各单元主题相关的口语对话、句型转换及口译练习题。情景对话所选话题涵盖了步外秘书常规工作的方方面面，如秘书求职、秘书办公室日常工作、电话沟通技巧、与上司沟通、接待来访、安排差旅、安排会议、商务洽谈、文件归档、迎送客人、邀请客人参加娱乐活动。秘书应用文写作模块主要包括了商务信函及信封格式写作规范、日程安排表、求职信及个人简历、建立贸易关系询函复函、询价函及回复函、索赔信及回复函、留言条、备忘录、会议通知、会议记录、商务报告书、祝贺信、表扬信等24种实用文体写作指南及样文。附录中还包括11篇写作范文、商务常用缩略语、秘书商务礼仪测试题。

Unit 1 Seeking Employment as a Secretary

Unit 2 Knowing Your Office Work

Unit 3 Effective Telecommunications

Unit 4 Communicating with Your Boss

Unit 5 Making a Reception

Unit 6 Travel Arrangement

Unit 7 Arranging a Meeting and Convention

Unit 8 Business Negotiations

Unit 9 Filing Documents

Unit 10 Meeting & Seeing Foreign Visitors off

Unit 11 Entertaining Clients

Unit 12 Interpreting in Speeches

Appendix I Additional Practical Writing for a Secretary

Appendix II Some Useful Abbreviations in Business

Appendix III Test Your Business Etiquette

References