"利和文档管理系统"是通用文件管理软件，可以替代Window系统中的"我的电脑（我的文档）"和"网上邻居"管理个人和局域网中的文档，该软件不但能满足OFFICE文档、图文资料、提醒事务、通讯录、便笺簿等个人资料的统一管理，还可用于企业信息管理，如：人事档案管理、企业信息库管理（支持多用户环境下各部门共建共享信息库）等。该软件与同类软件相比，突出功能如下：1. 可以自定义文件属性：例如管理图书资料时，可以定义"作者"、"出版日期"等属性；管理文件档案时，可设置"副标题"、"编号"等属性。2. 能够预览Word、Excel等格式文件内容，也能预览图形文件和文本文件。3. 强大的文件检索功能：可以根据文件属性（如：文件名称、修改日期、和自定义的属性）、文件内容的关键词（如：Office文档、Web文件、文本文件等）搜索文件。4. 可以跨目录（在整个信息库内）搜索文件：文件管理层次为"信息库"→"项目名称"(目录) →"文件分类"(虚拟子目录) 。5. 自动备份功能：可以自定义信息库的备份路径（包括远程共享目录），每次修改编辑文件，或执行删除、复制、移动文件操作时，都能自动修改备份库（只备份修改过的文件，而不是重复备份全部文件），在不知不觉中，为信息库提供了双保险。 6. 多用户应用：在局域网中共享信息时，可以设置"文件等级"、"用户组"和"加密共享信息库"等功能，以满足对不同层次的用户提供信息资源。